El control de horario está en auge debido a las nuevas normativas europeas que se están instaurando. Por ejemplo, en España e Italia esto obliga a las empresas a que tengan que registrar las entradas y salidas de los trabajadores, así como establecerles un horario que deben cumplir y contabilizar las horas trabajadas. El objetivo de estas normativas es terminar con la precariedad laboral y reducir de forma considerable el fraude, sobre todo del tiempo extra.
Existen diferentes formas de realizar un control de presencia, dependiendo del tipo de empresa, de la dificultad que tengan los horarios a realizar y un sinfín de requerimientos que tienen cada compañía de forma particular. A continuación, explicamos los tipos más tradicionales:
- Sistema tradicional: Con este sistema, los trabajadores podrán registrar su hora en papel, aunque parece un método desactualizado, es la solución en pequeños establecimientos de 1 o 2 trabajadores. Según la normativa española se deben guardar los registros mensuales de los últimos 4 años, por lo que estas empresas deberán archivar estos registros durante ese periodo.
- Sistema tradicional informatizado: Muchas empresas pueden utilizar una hoja de Excel, simulando el sistema tradicional en papel, pero informatizado. Actualmente, existen hojas de Excel compartidas que darían la posibilidad de hacer un registro horario eficaz también para empresas pequeñas.
El problema que se plantea en los sistemas tradicionales es la facilidad de manipulación de los registros y horas trabajadas. Además, teniendo que guardar los registros de cada trabajador durante un largo periodo de tiempo, se hace inasumible que una empresa de más de 15 trabajadores pueda trabajar con estos sistemas.
Emplear dispositivos electrónicos que ayuden a gestionar el control de presencia no es algo novedoso, se empezó a implantar en grandes fábricas a mediados del siglo pasado para controlar a los empleados. A continuación, podemos ver los métodos y tipos de control de presencia actuales:
- Máquina de fichajes: En algunas fábricas aún siguen en funcionamiento máquinas de grandes dimensiones, en el que se introduce una “ficha” simulando a una tarjeta para establecer los fichajes.
Estos son elementos totalmente obsoletos que actualmente no se instalan.
- Dispositivo de tarjetas: Existen controles de presencia en el que se puede hacer el fichaje con una tarjeta de radiofrecuencia, estas pueden ser de diferentes tecnologías, como EM, Mifare, Desfire en frecuencias de 125KHz y 13.56MHz.
Además, en el dispositivo se pueden seleccionar diferentes estados de registro como Entrada, Salida, Tiempo Extra o Descanso.
- Lector biométrico: Los registros pueden realizarse con tecnología biométrica, siendo la más habitual la huella dactilar, también se están extendiendo el reconocimiento facial, la palma de las manos o el iris. Estos dispositivos también pueden contar con lectura de tarjetas y suelen estar conectados por IP o por USB para gestionar los usuarios, horarios y cálculos..
- Sistemas en la nube: Se empieza a ver con mayor frecuencia servicios cloud que ofrecen la solución de control de presencia, esto permite a los trabajadores poder fichar desde un PC o un Smartphone, añadiendo geolocalización, fotografía de seguridad y siendo compatible con los sistemas de tarjetas y biométricos nombrados anteriormente.
Dependiendo del tipo de instalación se puede seleccionar un sistema u otro, por lo que habrá que elegir el tipo de control de presencia que se mejor se ajusta. El sistema de tarjetas es el más económico actualmente, pero es inseguro, ya que se puede prestar la tarjeta para favorecer el fraude. Por este motivo, la biometría comienza a ganar terreno, con precios más competitivos y dando seguridad al proceso de registro.
Los servicios en la nube aportan una mayor flexibilidad para el registro de horas, y es muy eficaz para el control horario de comerciales, transportistas o empresas con diferentes sedes. Incluso empresas pequeñas lo están implantando por la facilidad de uso para los trabajadores y la facilidad de configuración para los departamentos de gestión.
En conclusión, cada empresa tiene que elegir qué sistema o tipo de control de presencia se adapta más a sus necesidades, tanto de configuración del software, que cumpla las expectativas de los diferentes horarios de la empresa, como el sistema de identificación que se quiera establecer.
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