Le contrôle horaire est en plein essor en raison de l'introduction de nouvelles réglementations européennes. En Espagne et en Italie, par exemple, les entreprises sont tenues d'enregistrer les arrivées et les départs des employés, ainsi que d'établir un horaire de travail et de comptabilisation des heures travaillées. L'objectif de ces réglementations est de mettre fin au travail précaire et de réduire considérablement la fraude, en particulier les heures supplémentaires.
Il existe différentes manières d'effectuer le contrôle de présence, en fonction du type d'entreprise, de la difficulté des plannings à exécuter et des exigences de chaque entreprise. Ci-après, nous expliquons les types les plus traditionnels:
- Système traditionnel : Avec ce système, les employés peuvent enregistrer leurs heures sur papier, bien qu'il s’agisse d’une méthode dépassée, c’est la solution dans les petites sociétés de 1 ou 2 employés. Selon la réglementation espagnole, les registres mensuels des 4 dernières années doivent être conservés, de sorte que ces sociétés doivent donc les archiver pendant cette période.
- Système informatisé traditionnel : De nombreuses entreprises peuvent utiliser Excel, simulant le système traditionnel sur papier, mais de manière informatisée. Actuellement, il existe des feuilles de calcul Excel partagées qui permet de faire un enregistrement horaire efficace même pour les petites entreprises.
Le problème avec les systèmes traditionnels est la facilité avec laquelle les dossiers et les heures travaillées peuvent être manipulés. De plus, étant obligés de conserver les registres de chaque employé pendant une longue période de temps, il n'est pas raisonnable qu'une entreprise de plus de 15 travailleurs puisse travailler avec ces systèmes.
L'utilisation d'appareils électroniques pour aider à gérer le contrôle de présence n'est pas quelque chose de nouveau ; elle a commencé à être mise en œuvre dans les grandes usines au milieu du siècle dernier afin de contrôler les employés. Ci-dessous, nous pouvons voir les méthodes actuelles de contrôle de présence :
- Pointeuse: Dans certaines usines, il existe encore de grandes machines en fonctionnement, dans lesquelles un "jeton" est introduit, simulant une carte pour établir les arrivées et les départs.
Ce sont des éléments totalement obsolètes qui ne sont plus installés dans l’actualité.
- Dispositif de carte: Il existe des contrôles de présence depuis lesquels les arrivées et les départs peuvent être effectués avec une carte de radiofréquence, il peut s'agir de différentes technologies, telles que EM, Mifare, Defire avec des fréquences de 125KHz et 13.56MHz.
Il existe des contrôles de présence depuis lesquels les arrivées et les départs peuvent être effectués avec une carte de radiofréquence, il peut s'agir de différentes technologies, telles que EM, Mifare, Defire avec des fréquences de 125KHz et 13.56MHz.
- Lecteur biométrique: Les enregistrements peuvent être effectués avec la technologie biométrique. Les plus courantes sont les empreintes digitales, la reconnaissance faciale, la paume de la main ou l'iris. Ces appareils peuvent également avoir une lecture de carte et sont généralement connectés par IP ou USB afin de gérer les utilisateurs, les horaires et les calculs.
- Systèmes depuis le cloud: Les services cloud offrant la solution de contrôle de présence sont de plus en plus fréquents, ce qui permet aux temployés de pointer à partir d'un PC ou d'un Smartphone, en ajoutant la géolocalisation, une photographie de sécurité et en étant compatibles avec les systèmes de cartes et biométriques nommés ci-dessus.
Selon le type d'installation, un système ou un autre peut être sélectionné. Le système de carte est le plus économique à l'heure actuelle, mais il n'est pas sûr, car la carte peut être prêtée pour favoriser la fraude. Pour cette raison, la biométrie commence à gagner du terrain, avec des prix plus compétitifs et sécurisant le processus d'enregistrement.
Les services cloud offrent une plus grande flexibilité pour le registre des heures et sont très efficaces pour le contrôle horaire des commerciaux, des transporteurs ou des entreprises ayant plusieurs établissements. Même les petites entreprises le mettent en place en raison de la facilité d'utilisation pour les travailleurs et de la facilité de configuration pour les départements de gestion.
En conclusion, chaque entreprise doit choisir le système de contrôle de présence qui répond le mieux à ses besoins, qu'il s'agisse de la configuration logicielle, qui répond aux attentes des différents horaires de l'entreprise, ou du système d'identification à établir.
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